¿Qué es un Webinar y Cómo Funciona?

que es un webinar
¿Qué es un Webinar? ¿Cómo Funciona un Seminario Online? ¿Cuáles son los Beneficios de un Webinar? ¿Cómo Hacer Webinars con Éxito? Te contamos todos los secretos para que comprendas qué son este tipo de reuniones.
Índice de Contenidos

¿Qué es un webinar?

Un webinar es una reunión online especializada para tratar un tema técnico con carácter formativo, donde se quiere fomentar la interactividad entre los ponentes y los asistentes. Webinar es la combinación de las palabras web + seminario, siendo básicamente un seminario online, seminario web o webinario.

Los webinars suelen ser en directo, ya que la interactividad es mucho más natural que en un vídeo. También suele pasarse un enlace para su redifusión grabada, con un enlace a un formulario para resolver dudas en caso de haberlas y/o para fomentar la interacción entre ponentes y asistentes.

Las barreras entre un webinar, una conferencia, un taller o un curso cada vez son más difusas, ya que existen herramientas online que nos permiten realizar todos estos tipos de reuniones formativas, simplemente activando utilidades.

Aunque no aparezca en la definición de webinar, la mayoría de este tipo de reuniones online permiten un registro gratuito. Los seminarios online de pago son realmente minoritarios en la actualidad.

¿Cómo funciona un webinar?

Un webinar debe tener un lugar, fecha y horario específico, establecido con cierta anterioridad. Al ser en directo y querer fomentar la interactividad, es igual que una cita.

La sala del seminario web es el lugar virtual donde se realiza el webinario y donde deben llegar los usuarios registrados. Normalmente, los asistentes deben aportar su nombre y email para poder registrarse al evento. Minutos antes del mismo, el organizador envía un enlace virtual de la dirección del webinar, para que puedan acceder con sus credenciales.

El propio ponente del seminario web puede ejercer de organizador, pero lo habitual es que exista una persona que controle la asistencia, asigne turnos de palabra y vele por el buen funcionamiento de la reunión.

Al ser un seminario online, el ponente suele utilizar una webcam, un micrófono y compartir su escritorio para ver su imagen, la presentación, esquemas, vídeos… Por otro lado, los asistentes utilizan mucho más sus altavoces y pantallas, para no perder detalle de la formación.

Beneficios de un webinar

beneficios de un webinar

Los beneficios del webinar son muy evidentes como estrategia de contenidos, minimizando las desventajas si se realiza con una buena organización.

Algunas ventajas de los webinar son:

  • Podemos interactuar directamente con un público objetivo interesado en el tema, en tiempo real y con máxima proximidad.
  • El ponente tiene gran atención de los asistentes. El vídeo es el formato con más engagement para la formación.
  • Tenemos los datos de los asistentes para un posterior remarketing.
  • La formación se puede disfrutar en vivo y/o en forma diferida en vídeo.
  • Podemos utilizar múltiples estrategias de marketing para llenar la sala de asistentes cualificados.
  • Los webinars aportan popularidad y autoridad al ponente y al organizador. Son una de las principales estrategias de marketing digital para potenciar perfiles.
  • Se pueden utilizar las redes sociales para aumentar el impacto del contenido, una vez impartido el webinar, así como la publicación en la web o canal del organizador.
  • Es una herramienta cada vez más utilizada para la venta, por su gran poder de convocatoria y persuasión comercial.

¿Cómo hacer un webinar?

como funciona un webinar

Un webinar es una formación online, así que como mínimo debemos asegurarnos que tenemos una sala acorde a las necesidades y que el ponente dispone del equipo necesario (ordenador, webcam, micrófono y una conexión a internet moderadamente fiable).

Como un seminario online necesita asistentes interesados en el tema, conviene cierta planificación para tener éxito. Lo habitual es anunciarlo con un mes de antelación para conseguir una buena audiencia.

Vamos a recomendarte una serie de tips para conseguir el éxito al realizar un webinar.

Plataforma para webinars

La plataforma para la sala del webinar puede ser específica o generalista. El organizador debe elegir aquella que piensa que se adapta mejor al formato. Las salas específicas tienen herramientas pensadas para optimizar la interacción de forma ordenada.

Algunas plataformas generalistas son los directos en YouTube, Twitch, Facebook, Twitter… y algunas específicas son Zoom, Google Hangouts, Webinarjam, WeBex, GoToWebinar…

Temática del webinar

Nunca hay que perder de vista el triángulo temática, ponente y público objetivo. Si falla alguna de las tres, las críticas pueden comenzar incluso antes de la apertura de la sala del seminario.

Si el webinar tiene contenido comercial, se debe de avisar con antelación. No se debe olvidar que el peor asistente es aquel que se siente engañado o frustrado por el contenido.

Fecha y hora del webinar

Conviene elegir la fecha un mes antes de la celebración del evento. Así da tiempo a perfeccionar la ponencia y conseguir buenos asistentes.

Cuidado con elegir horarios laborales y festivos. También hay que mirar qué otros eventos hay a la misma hora y en la misma fecha.

Un cambio de horario o de fecha puede ser un indicativo de una mala organización.

Landing Page del webinar

Una buena landing page con los datos del webinar es la mejor forma de asegurarnos un buen público. Todos los datos anteriores: temática, fecha y plataforma deben quedar claramente especificados.

El formulario de registro debe ser lo más corto posible, sin que falte ni un solo dato. A ser posible, debe de avisar varios Call To Action (llamadas a la acción) que vayan al formulario, durante la explicación en la landing page.

Es básico recordar que para el formulario de registro tenemos que cumplir con la normativa del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), recogiendo el consentimiento expreso del usuario e informando del tratamiento que haremos de sus datos personales. Asimismo, si en un futuro queremos enviarle una newsletter o publicidad de próximos webinars, tenemos igualmente que recabar este consentimiento expresamente tal como obliga el RGPD.

Difusión del webinar

Para tener un buen número de asistentes a un webinar, se deben de poder enterar. Es el momento de tirar tanto de estrategias inbound (difusión ganada y por tanto gratuita) como de estrategias outbound (pagando por la difusión).

Lo habitual es utilizar las redes sociales, email marketing, social ads y search ads. Recordemos que en las estrategias outbound podremos controlar mucho mejor a quiénes llegan los mensajes.

Algunos días antes y en las horas anteriores, deberíamos contactar a través del email con los asistentes, para recordarles el evento. Hay que tratar de maximizar la asistencia en directo. De la misma forma, se puede recontactar por email para mostrar la grabación del seminario en vídeo.

Guión del webinar

El webinar debe tener una bienvenida, una presentación, un comienzo, un nudo, un final y una despedida. El organizador debe decidir en qué momentos pueden participar los asistentes.

Se debe comenzar con una bienvenida y una presentación por parte del organizador. Posteriormente el ponente comenzará con su charla y al finalizar, el organizador deberá volver a tomar el control. Es posible que en ese momento se permitan la mayoría de las preguntas e interacciones.

Lo habitual es que la duración del webinar sea menor de 60 minutos, o al menos que esto sea el máximo tiempo de ponencia. Es muy complicado tener más tiempo de atención por parte de los asistentes.